21. Hoe integreer je IMVO-gerelateerde onderwerpen en afspraken in de contractuele relatie met leveranciers?
Door duidelijke IMVO-afspraken te maken met je leveranciers wordt de kans op implementatie en succes in de keten een stuk groter.
Manieren om IMVO te integreren in de contractuele relatie met leveranciers zijn:
Het versturen en laten ondertekenen van je supplier Code of Conduct;
Het ontwikkelen en laten ondertekenen van een Restricted Substances List (RSL);
Het opnemen van IMVO in de leveranciers- en inkoopvoorwaarden;
Het opnemen van IMVO-aspecten in de supplier of quality manual;
Het afspreken van (pre-)audits, en het duidelijk vastleggen hoe de audit wordt opgevolgd (opvolging van Corrective Action Plans (CAPs)).
Het is ook belangrijk ervoor zorg te dragen dat jouw Code of Conduct of de Code of Conduct van het initiatief waarvan je lid bent, toegankelijk is in de eigen taal van de werknemers die jullie producten maken.
In de supplier manual of ander instrument wordt meer informatie verstrekt over wat van leveranciers wordt verwacht wanneer grondstoffen van dierlijke oorsprong worden toegepast. Dit betreft onder andere het naleven van relevante certificeringsverplichtingen van door jouw bedrijf erkende certificeringen, het leveren van echte (transactie)certificaten. Of het standaard opvragen van de herkomst van de grondstoffen bij het plaatsen van orders.
Dit kun je doen:
Zorg ervoor dat je IMVO aantoonbaar integreert in de contractuele relatie met leveranciers door bijvoorbeeld:
Het beleid/Code of Conduct te laten ondertekenen door leveranciers;
Een RSL te laten ondertekenen door leveranciers;
IMVO-uitgangspunten op te nemen in de leveranciers- of inkoopvoorwaarden of supplier manual;
Afspraken vast te leggen met leveranciers over audits en de opvolging van audits (CAPs);
Ervoor te zorgen dat het IMVO-beleid/Code of Conduct beschikbaar en gedeeld is in de lokale taal van de werknemers. Bijvoorbeeld door gebruik te maken van amfori of FWF-vertalingen, het zelf laten vertalen of in samenwerking met de leverancier;
Ervoor te zorgen dat bovengenoemde aspecten zijn vastgelegd met alle eerstelijnsleveranciers en (een gedeelte) van de tweedelijns-, derdelijnsleveranciers enzovoort.
