Stakeholderbetrokkenheid in richtlijnen en wetgeving
Het betekenisvol betrekken van stakeholders is verankerd in internationale richtlijnen en wetgeving op het gebied van (internationaal) maatschappelijk verantwoord ondernemen, oftewel (I)MVO. Het betrekken van stakeholders is daarmee niet optioneel, maar wordt expliciet verwacht of verplicht.
De richtlijnen verwachten van bedrijven dat zij hun stakeholders op verschillende manieren consulteren, waaronder middels dialoog. Bedrijven die onder de wetgeving vallen, zijn hiertoe verplicht. Hieronder leggen we uit wat dit betekent.
Op deze webpagina gebruiken we de term ‘bedrijf’ en hiermee bedoelen we ook ‘ondernemingen’ zoals omschreven in de meeste internationale richtlijnen.
OESO-richtlijnen en UNGP’s
Betekenisvolle stakeholderbetrokkenheid betreft volgens de OESO-richtlijnen en de UN Guiding Principles (UNGP’s) de omgang tussen een bedrijf en zijn stakeholders in de brede zin zin, zoals bijeenkomsten, gesprekken en consultaties.
Zowel de OESO-richtlijnen als de UNGP’s benadrukken dat het betekenisvol betrekken van stakeholders een essentieel onderdeel is van het due diligence-proces van bedrijven (zie figuur) en soms zelfs een recht op zichzelf.
Volgens de OESO zijn relevante stakeholders: personen, groepen of hun legitieme vertegenwoordigers van wie rechten of belangen geschaad (kunnen) worden door de activiteiten, producten of diensten van het bedrijf [1]. Voorbeelden van stakeholders zijn gemeenschappen, werknemers, consumenten, vakbonden, ngo’s, branchegenoten, zakelijke partners en investeerders. Een speciale groep zijn stakeholders van wie de mensen- of collectieve rechten geschonden (kunnen) worden, zij worden rechthebbenden genoemd.[2] Bedrijven kunnen prioriteit geven aan het betrekken van stakeholders die het meest ernstig of potentieel worden geraakt.[3] Het betrekken van deze stakeholders is van belang, omdat zij de groep zijn voor wie risico’s moeten worden beperkt of voor wie problemen moeten worden aangepakt. Stakeholders kunnen bedrijven informeren over risico’s en impacts die bedrijven in overweging moeten nemen in hun bedrijfsvoering en besluitvorming. Het is van belang dat het perspectief van stakeholders wordt meegenomen in bedrijfsactiviteiten die hen mogelijk beïnvloeden.
Toelichting bij figuur: de OESO-richtlijnen verwachten van bedrijven dat zij in alle stappen van het due diligence-proces hun stakeholders op een betekenisvolle manier betrekken. Bijvoorbeeld bij het opstellen van beleid, het identificeren van risico’s en/of het aanpakken van misstanden.
Bron: OESO Due Diligence Handreiking voor Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen, 2019
Uit de OESO-richtlijnen en de UNGP’s is op te maken dat het betrekken van stakeholders betekenisvol is, als deze doorlopend en regelmatig plaatsvindt en deelnemers openstaan voor wederzijdse interactie en de uitwisseling van perspectieven, belangen en zorgen. Stakeholderbetrokkenheid heeft alleen zin wanneer alle partijen hun goede wil tonen en wanneer gereageerd wordt op de inzichten vanuit stakeholders. Daarbij is het belangrijk dat relevante informatie niet alleen tijdig wordt gedeeld maar ook in een vorm die voor de stakeholders toegankelijk, begrijpelijk en veilig is. Bedrijven moeten barrières tot betrokkenheid in kaart brengen en wegnemen, bijvoorbeeld in het geval van kwetsbare of gemarginaliseerde stakeholders. Wanneer het niet lukt om stakeholders te betrekken moet informatie uit andere betrouwbare bronnen worden ingewonnen, zoals het maatschappelijk middenveld.[4][5][6]
De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een Europese richtlijn die bedrijven verplicht om te rapporteren over materiële duurzaamheidsthema’s. De CSRD is geoperationaliseerd in de European Sustainability Reporting Standards (ESRS), die de inhoud en vorm van het duurzaamheidsrapport bepalen. Het (op een betekenisvolle manier) betrekken en wegen van stakeholderbelangen bij de totstandkoming van je rapportage, draagt bij aan een betrouwbaarder en relevanter duurzaamheidsrapport. Het geeft inzicht in de duurzaamheidsthema's die echt belangrijk zijn voor jouw bedrijf en je keten, en wat je impact is op mens en milieu. [1]
In dit document wordt in meer detail toegelicht hoe betekenisvolle stakeholderdialoog is opgenomen in de standaarden.
Dubbele materialiteitsanalyse
Bedrijven bepalen hun materiële thema’s via een zogenoemde dubbele materialiteitsanalyse. Dit betekent dat de materialiteit zowel bepaald wordt vanuit de financiële materialiteit (de impact van bijvoorbeeld klimaatverandering op de onderneming) als vanuit de impact materialiteit (de impact van de onderneming op haar omgeving). In deze analyse is het betrekken van belanghebbenden (stakeholders) onmisbaar, zoals (vertegenwoordigers van) klanten, werknemers, leveranciers en lokale gemeenschappen. Zij ervaren immers de impact van een onderneming of hebben de juiste kennis en expertise om materiële thema’s in te schatten. Lees een praktijkvoorbeeld over hoe je stakeholders bij je dubbele materialiteitsanalyse kunt betrekken.
Verplichte rapportage-eis
Naast de dubbele materialiteitsanalyse moeten bedrijven ook aangeven hoe de belangen en opvattingen van stakeholders worden meegenomen in hun strategie en businessmodel (ESRS 2). Daarnaast vereisen verschillende thematische standaarden consultatie en dialoog met (getroffen) stakeholders, zoals in klachtenmechanismen voor werknemers en gemeenschappen.
Corporate Sustainability Due Diligence Directive (CSDDD)
De CSDDD verstaat onder belanghebbenden (i.e. stakeholders) de werknemers van het bedrijf, de werknemers van zijn dochterbedrijven, vakbonden en werknemersvertegenwoordigers, consumenten en andere personen, groeperingen, gemeenschappen of entiteiten waarvan de rechten of belangen worden of kunnen worden beïnvloed door de producten, diensten en activiteiten van het bedrijf, zijn dochterbedrijven en zakenpartners, waaronder de werknemers van de zakenpartners van het bedrijf en hun vakbonden en werknemersvertegenwoordigers, nationale mensenrechten- en milieu-instellingen, maatschappelijke organisaties met milieubescherming als een van hun doelstellingen, en de wettelijke vertegenwoordigers van deze personen, groeperingen, gemeenschappen of entiteiten (artikel 3, 1.n).
Om zinvolle due diligence op het gebied van mensenrechten en milieu te betrachten, moeten bedrijven passende maatregelen nemen om doeltreffend met belanghebbenden samen te werken om de maatregelen inzake due diligence uit te voeren. Doeltreffende samenwerking moet onder andere betrekking hebben op doorlopende raadplegingen die echte interactie en dialoog op het passende niveau, zoals op project- of locatieniveau, en met een passende frequentie mogelijk maken (par. 65).
Het zinvol samenwerken met stakeholders wordt expliciet gemaakt in artikel 13 van de richtlijn. In hoofdlijnen stelt dit artikel dat bedrijven:
Relevante en volledige informatie delen met stakeholders voorafgaand aan de raadpleging, indien gepast of gevraagd;
Stakeholders raadplegen tijdens verschillende fasen in het due diligence-proces: bij het verzamelen van de nodige informatie over feitelijke of potentiële negatieve effecten om deze vast te stellen, te beoordelen en te prioriteren, bij het ontwikkelen van actie- en herstelplannen, bij de besluitvorming over het beëindigen of opschorten van een zakelijke relatie, bij het vaststellen van passende maatregelen om negatieve effecten te herstellen en bij de ontwikkeling van kwalitatieve en kwantitatieve indicatoren voor het vereiste toezicht;
Additioneel deskundigen – zoals maatschappelijke organisaties of natuurlijke personen of rechtspersonen die de mensenrechten of het milieu verdedigen (par. 65) – raadplegen die geloofwaardige inzichten in feitelijke of potentiële negatieve effecten kunnen geven, als doeltreffende samenwerking met stakeholders niet mogelijk is – of waarbij het betrekken van meer deskundige perspectieven nuttig kan zijn om te voldoen aan de voorschriften van deze richtlijn (par. 65);
Obstakels voor stakeholders om geraadpleegd te worden in kaart brengen en wegnemen, en ervoor zorgen dat stakeholders niet te maken krijgen met vergelding, onder meer door de vertrouwelijkheid of anonimiteit te bewaren;
Het raadplegen van stakeholders buiten de eigen organisatie door middel van initiatieven van de sector kunnen organiseren mits het voldoet aan de vereisten in dit artikel.
Daarnaast omschrijft artikel 14 van de richtlijn dat bedrijven toegankelijke en vertrouwelijke klachtenmechanismes opzetten, waarbij indieners van klachten onder andere het recht hebben om op passend niveau bijeen te komen met vertegenwoordigers van het bedrijf en in gesprek te gaan over de negatieve effecten waarop de klacht betrekking heeft en het potentiële herstel (artikel 14.4).
Tevens dienen bedrijven hun due diligence-beleid, de vastgestelde negatieve effecten en de daaruit afgeleide passende maatregelen waar nodig te actualiseren overeenkomstig de resultaten uit periodieke beoordelingen en met inachtneming van relevante informatie van stakeholders (artikel 15).
