11. Hoe besteed je aandacht aan de inkooppraktijk in het IMVO-beleid?
De inkooppraktijk van bedrijven kan bijdragen aan negatieve impacts in de keten. Voorbeelden van dergelijke impacts zijn het excessief en gedwongen overwerken na het wijzigen van orders of het hanteren van te korte levertijden. Het (te) scherp onderhandelen over inkoopprijzen ‘dwingt’ leveranciers tot snijden in kosten hetgeen kan leiden tot te lage lonen van werknemers in de keten en het ontduiken van sociale en milieuwetgeving. Het te laat betalen van orders kan leiden tot uitgestelde loonbetalingen.
Deze voorbeelden laten zien hoe belangrijk het is dat een bedrijf zich committeert aan het evalueren en aanpassen van de eigen inkooppraktijk waardoor het gewenste verbeteringen bij leveranciers mogelijk maakt. Meer specifiek is het van belang dat een bedrijf zich op beleidsniveau committeert aan de onderstaande principes:
- Men onderkent de mogelijke negatieve impact in de keten als gevolg van het eigen handelen.
- Men committeert zich tot het verkrijgen van inzicht in en het verbeteren van de eigen inkooppraktijk op basis van analyse en het verzamelen van feedback.
- De verkregen inzichten en feedback en mogelijke bijdrage van de eigen inkooppraktijk aan negatieve impacts wordt regelmatig met leveranciers besproken en geëvalueerd op basis van vastgestelde indicatoren.
- Men onderkent het belang van het vertalen van deze evaluaties naar wijzigingen in de inkooppraktijk.
Dit kun je doen:
- Zorg dat er bij topmanagement begrip, kennis en commitment is voor verantwoorde inkooppraktijken.
- Stel samen met topmanagement beleid op en verwijs expliciet naar de rol van het eigen inkoopbeleid en beschrijf/onderken hierbij;
- Dat de eigen inkooppraktijk mogelijke negatieve impact in de keten heeft op mens, dier en/of milieu;
- Dat jouw bedrijf de mogelijke bijdrage van de eigen inkooppraktijk aan deze negatieve impacts regelmatig met leveranciers bespreekt en evalueert op basis van vastgestelde indicatoren;
- Dat de uitkomsten van deze gesprekken worden vertaald naar wijzigingen in de inkooppraktijk.
- Onderhoud een frequente en transparante dialoog met alle supply chain-partners over sourcing-beslissingen en zoek naar samenwerkingsoplossingen. Er mogen geen eenzijdige beslissingen worden genomen.
- Kom je verplichtingen na en betaal volledig voor voltooide of lopende bestellingen.
- Als bestellingen niet kunnen worden voltooid, geef prioriteit aan het dekken van arbeidskosten, evenals materialen of andere kosten die al zijn gemaakt.
- Werk hard om de voortdurende impact te minimaliseren op werknemers die al in moeilijke omstandigheden verkeren.
- Werk samen met leveranciers aan bestellingen voor de komende maanden om alternatieven te identificeren voor het annuleren van bestellingen en het annuleren van bestellingen als een laatste redmiddel.
- Anticipeer op veranderingen of vertragingen in de productie en wees flexibel met betrekking tot leveringsdata, betalingsvoorwaarden en financiële aansprakelijkheid.
- Beëindig de zakelijke relatie met uw leverancier niet zonder eerst scenario's en oplossingen met uw leverancier te hebben besproken. Als exit onvermijdelijk is, zorg dan dat werknemers beschermd en betaald worden en houd rekening met een verantwoordelijke exit.
- Werk nauw samen met leveranciers, waaronder leveranciers van grondstoffen, om gezamenlijk benodigde capaciteit te plannen en veilig te stellen en bijgewerkte prognoses te maken.
Voor meer achtergrondinformatie kun je onder andere The Joint Ethical Trading Initiatives' Guide to Buying Responsibly raadplegen. Of zie hierbij een voorbeeld van SAI met daarin een voorbeeld van een ‘Buyer-Supplier Mutual Code of Conduct’. Ook kun je kijken naar het Common Framework for Responsible Purchasing Practices (CFRPP). Dit beschrijft vijf principes voor verantwoorde inkooppraktijken. Per principe staan randvoorwaarden en processtappen om voortgang te bereiken.