Alvorens bedrijven starten met de rapportage in het diversiteitsportaal, is het handig de volgende informatie te verzamelen en op een aantal onderwerpen beslissingen te maken.
- Als bedrijven tot een groep behoren, kunnen zij bepalen of de grote vennootschappen binnen de groep zelf rapporteren, of dat het groepshoofd voor hen rapporteert. Groepsmaatschappijen spreken samen af op welke manier aan de rapportageverplichting wordt voldaan.
N.B.: Geef zo spoedig mogelijk aan de helpdesk van de SER door als niet alle grote vennootschappen binnen de groep deze brief hebben ontvangen.
- Bedrijven met een gebroken of verlengd boekjaar hebben na afloop van hun boekjaar ook 10 maanden de tijd om hun rapportage bij de SER in te dienen. Deze bedrijven dienen wel op tijd uitstel aan te vragen via het diversiteitsportaal. Dat kan eenvoudig door in het portaal, tijdens het doorlopen van de aanmelding en intake, de start- en einddatum van het boekjaar aan te geven.
- Tijdens de aanmelding geven bedrijven de naam en contactgegevens van twee contactpersonen in de organisatie door die de rapportage beheren. Ten minste één van deze personen is een bestuurlijk verantwoordelijke. Mochten er nieuwe contactpersonen aangemeld moeten worden, neem contact op met onze helpdesk.
- Grote vennootschappen kunnen alvast beginnen met het verzamelen van enkele gegevens voor de rapportage over het boekjaar 2021 (vrijwillig) en 2022 (verplicht). Daarvoor hebben bedrijven 10 maanden de tijd. Voor een volledig overzicht van de gegevens die je alvast kunt verzamelen, zie de checklist.
Vooraf ingevuld
Wanneer u uw rapportage over het boekjaar 2022 heeft ingediend, kan de SER bij de rapportage over het volgende boekjaar (2023) al veel vooraf voor u invullen. U hoeft de vooraf ingevulde informatie dan alleen nog goed te controleren, aan te vullen met de informatie over boekjaar 2023 en te verzenden. De SER weet niet alles over uw bedrijf. U blijft zelf verantwoordelijk voor het juist invullen van uw rapportage.
Rapporteren als groep
De SER heeft het diversiteitsportaal gebouwd met de mogelijkheid om ‘gezamenlijk’ te rapporteren. Dit is het geval als het groepshoofd de wettelijke verplichtingen die voortvloeien uit de wet ‘Ingroeiquotum en streefcijfers’ van de grote groepsvennootschappen overneemt. Gezamenlijke rapportage betekent dat voor de hele groep dezelfde streefcijfers voor het bestuur, de rvc en de subtop en hetzelfde plan van aanpak geldt. Vervolgens geeft het groepshoofd jaarlijks per vennootschap door wat de man-vrouwverhouding in elke bestuurslaag is.
Om gezamenlijk te rapporteren moeten alle grote vennootschappen binnen een groep aangemeld zijn in het SER Diversiteitsportaal. Het is niet mogelijk om alleen als groepshoofd aangemeld te zijn in het portaal wanneer er grote groepsmaatschappijen binnen de groep zijn. Het is wel mogelijk om gezamenlijk te rapporteren voor de grote entiteiten in een groep.
Als alle groepsmaatschappijen zijn aangemeld, kun je tijdens de 'intake' van het groepshoofd aangeven welke groepsmaatschappijen tot de groep horen. Hier kun je ook aangeven of het groepshoofd de rapportage van hen overneemt. De groepsmaatschappijen krijgen hierover een melding in het portaal die zij moeten goedkeuren. Daarna kan het groepshoofd starten met de gezamenlijke rapportage.
