Ingenieursbureau Royal HaskoningDHV won eind vorig jaar de Driehoek 3D Trofee, voor robuust en inhoudelijk overleg tussen ondernemingsraad, bestuur en raad van commissarissen. Hoe komen zij tot een goede samenwerking?
Tekst: Peer van den Bouwhuijsen
Aan het woord:
“In het begin was de driehoek minder aanwezig”, zegt Angelique Paulussen, inmiddels bijna zeven jaar voordrachtscommissaris bij Royal HaskoningDHV. “In eerste instantie ben ik bij een aantal or-vergaderingen aangesloten. Daarna zijn we eens informeel gaan koffiedrinken. Zo is het contact intensiever geworden.
De voordrachtscommissaris wordt benoemd op aanbeveling van de ondernemingsraad (or) en zorgt vaak voor korte lijnen tussen de raad van commissarissen en de or.
Paulussen: “Nu zijn we op een punt beland dat we deze driehoek niet meer kwijtraken. De structuur is er en de processen lopen inmiddels automatisch.”
“We hebben acht keer per jaar overleg met de or. Twee keer sluit ook een deel van de raad van commissarissen aan”, licht Anton van der Sanden toe. Hij is directeur Royal HaskoningDHV Nederland. “Dan hebben we een zogeheten benen-op-tafel-sessie. Dat gaat bijvoorbeeld over de strategie of over inclusief werken. Daarnaast hebben we diverse informele overleggen met elkaar, dat gaat heel natuurlijk.”
Maikel Sterk, voorzitter van de or, vult aan: “De directeur Nederland is onze vaste gesprekspartner. Daarnaast hebben we nauwe contacten met de ceo over de internationale strategie. Ook sluit de voordrachtscommissaris met enige regelmaat aan bij de or-vergadering. Of we pakken gewoon de telefoon om iets ad hoc te bespreken. Het laatste overleg in de driehoek ging over de 'war on talent'; hoe kunnen we ons onderscheiden op de arbeidsmarkt?”
Van der Sanden: “Het gaat erom dat er vertrouwen is en begrip voor elkaars standpunten. De or ziet ook dat we moeten ondernemen. Jaren terug maakten we nog weleens mee dat de or laat betrokken was in het proces en dat je dan veel discussie kreeg. Nu vindt er vroegtijdig een dialoog plaats, om samen tot oplossingen te komen.”
Sterk licht de samenwerking verder toe: “We zijn het echt niet altijd met elkaar eens, maar we benoemen wel goed waar we staan. We accepteren dat we een andere rol hebben. We hebben als or geen besluitrecht, maar meer een adviserende rol: let hier goed op, denk aan de communicatie, leg dit goed uit. We kijken samen naar het totaalplaatje.”
Voordrachtscommissaris Paulussen vindt deze manier van samenwerken van groot belang voor het bedrijf. “Van alle kanten komt iets op tafel en van daaruit kiest de organisatie de beste oplossing. De continuïteit van het bedrijf is zo het beste gewaarborgd.”
Sterk noemt als voorbeeld de digitale business-lijn die de directie eind 2020 wilde oprichten. “De or had zorgen; hoe pakt dit uit? Gaan we niet te snel? Toen is besloten om samen een groep te vormen, waarbij de or vertegenwoordigers uit het bedrijf heeft verzameld. De vertegenwoordigers hebben input geleverd op het businessplan. Eerst was het plan om het traject in twee maanden te doorlopen, maar we hebben besloten om hier meer tijd voor te nemen. Dat werd uiteindelijk een halfjaar.”
Bestuurder Van der Sanden noemt ook een voorbeeld: “Het is in deze tijd moeilijk om mensen te behouden. De or heeft vragen hierover naar medewerkers uitgezet via een online tool voor achterbanraadplegingen. Veel medewerkers gaven aan zorgen te hebben over de continuïteit van hun teams. We hebben vervolgens met de or en het management gesproken over de mogelijkheid van een extra loonronde. Dit heeft geleid tot een verhoging van de salarissen van voornamelijk junioren. Voorstellen worden er altijd beter van en scherper geformuleerd.”
“We sparren veel met de or over strategische keuzes”, zegt Van der Sanden. “Een voorbeeld is onze missie 'Enhancing society together' ofwel: de wereld een beetje beter willen maken. Daar hangen vijf thema's aan zoals klimaatverandering en circulariteit. Met de or bekijken we dan hoe onze organisatie of een project hieraan bijdraagt. We bespreken momenteel hoe we de strategie kunnen verfijnen en hoe we het gaan implementeren.”
“De hele cultuurverandering die daarbij hoort”, vult Paulussen aan, “daarin heeft de or een grote rol gespeeld. Ze zijn daar al vroeg mee aan de slag gegaan. Onze missie zit diep in het DNA van medewerkers, maar wat doe je er concreet aan? Nu is het echt een uitgangspunt van de strategie”. Voorzitter van de or Maikel Sterk: “Dit hebben we echt goed in de driehoek besproken en laten groeien.”
Alle drie noemen de open en goede verstandhouding. Sterk: “Er is een overlegvorm waarbij we alles kunnen vinden en zeggen. De gezamenlijke hoofdlijn is de toegevoegde waarde voor het bedrijf”.
“De or heeft z'n positie en wij ook. Er is begrip voor elkaars standpunten”, typeert Van der Sanden de verstandhouding. Paulussen: “Het vrij met elkaar informatie uitwisselen, vanuit je eigen rol, dat is een groot goed. Alleen dan durf je ook de pijnpunten te benoemen.”
De vertegenwoordigers van de driehoek van Royal HaskoningDHV hebben de volgende tips voor andere organisaties:
Lees het bericht over de Driehoek 3D Troffee 2021/2022.
De SER-handreiking ‘Zo verstevigt u de relatie met de or binnen de driehoek’ is speciaal opgesteld voor bestuurders. In de handreiking vind je informatie en tips over het onderling contact en wederzijds vertrouwen in de ‘driehoek’ binnen de onderneming. Een goede samenwerking tussen de raad van bestuur, de raad van commissarissen en de ondernemingsraad levert namelijk een belangrijke bijdrage aan het goed functioneren van de organisatie.
