Werken bij een digitaal fitte organisatie betekent meer werkplezier, een efficiëntere uitvoering van de bedrijfstaken en een grotere onderlinge betrokkenheid. Aldus Nienke de Bruijn (29), organisatieadviseur bij Linxx, en Geert-Jan Staal (37), hoofdagent bij de Politie Eenheid Amsterdam. Beiden maken deel uit van het Jongerennetwerk Medezeggenschap van het SER-Jongerenplatform.
Tekst: Beatrice Keunen
Aan het woord
Nienke de Bruijn (29), organisatieadviseur bij Linxx
Geert-Jan Staal (37), hoofdagent bij de Politie Eenheid Amsterdam
Hoe omschrijf je een digitaal fitte organisatie?
Nienke: “Voor mij betekent het dat de digitale bedrijfsvoering van een organisatie zo optimaal mogelijk is ingericht, en dat medewerkers volop van de apparaten en functionaliteiten gebruik kunnen maken. Ze worden daartoe gefaciliteerd en bij veranderingen meegenomen in nieuwe ICT-processen.”
Waarom is het belangrijk dat een organisatie ‘digitaal fit’ is?
Geert-Jan: “We bevinden ons te midden van de digitale transformatie. Je komt er niet meer onderuit om bepaalde processen producten en diensten binnen je bedrijf te digitaliseren en anders in te richten. Ieder bedrijf heeft een eigen website, sommige hebben eigen apps en iedereen werkt bewust of onbewust in de cloud. Doe je aan dit alles niet mee? Dan loop je per direct achter. Het is lastig om dit soort processen in te halen, want waar dan te beginnen? Als je achterloopt, maakt dat mensen onzeker: de ontwikkeling van nieuwe technieken en nieuwe computerprogramma’s gaat immers continu door. Voor de politie geldt ook nog eens dat criminelen almaar meer digitaal actief zijn. Neem bijvoorbeeld hun activiteiten op het Darkweb en andere vormen van cybercrime en digitale criminaliteit. Ook daarom mogen wij als beroepsgroep niet achterlopen.’
De positieve effecten van digitalisering, welke zijn dat volgens jou?
Geert-Jan: “ICT draagt bij aan het efficiënter uitvoeren van de bedrijfstaken. Dat maakt collega’s blij, ze zien het nut ervan in en vele werkzaamheden worden gemakkelijker om te doen. Denk maar eens aan het uitschrijven van digitale bonnen bij ons. Moeizame processen worden door de digitalisering doorbroken. Of neem de krapte op de arbeidsmarkt binnen het politiekorps. Met ICT kun je processen zo inrichten dat noodzakelijke werkzaamheden alsnog worden uitgevoerd. Digitalisering brengt collega’s trouwens ook dichter bij elkaar. De mogelijkheden om elkaar te ontmoeten zijn vele malen groter. Dat heeft video-chatten in coronatijd glashelder gemaakt.”
‘Digitalisering doorbrak imago dat wij vergadertijgers zijn’
En dan is er nog een gunstig neveneffect. Jongeren raken door digitalisering meer geïnteresseerd in medezeggenschap?
Nienke: “Dat klopt. De meerwaarde van medezeggenschap kun je digitaal heel goed uitdragen. En omdat jongere collega’s al gewend zijn om digitaal te werken, kunnen we de verbinding met hen goed maken. ‘Sluit je bij ons aan en denk met ons mee zodat het goed gaat met de toekomst van dit bedrijf’. Digitalisering doet recht aan onze werkzaamheden. Door online-functionaliteiten is medezeggenschap er als fenomeen een stuk aantrekkelijker op geworden. Het heeft het imago doorbroken dat wij zwart-wit denken, activisten en vergadertijgers zijn.”
Hoe weet je nu of je als organisatie digitaal fit bent?
Nienke: “Daartoe hebben we deze tool (zie kader) ontwikkeld, met zeven vragen voor de ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging en bestuurder. Over die zeven onderwerpen kun je met elkaar in gesprek gaan. Zo kom je erachter waar je als organisatie staat op het gebied van digitalisering. En waar je in de toekomst juist zou willen staan. Van daaruit kun je dan een nieuw plan van aanpak bepalen om jouw organisatie digitaal beter toereikend te maken. Voor een klassieke fabriek vraagt dat vanzelfsprekend om een geheel andere insteek dan voor een klein adviesbureau waar je met een laptop overal al je werkzaamheden kunt uitvoeren.”
‘Als avatarpoppetjes video-chatten in een sub-room’
Kun je die tool als nulmeting zien?
Geert-Jan: “Inderdaad. Aan de hand van de vragenlijst ontdek je de digitale ‘gaten’ in jouw bedrijf en zoek je samen naar verbeteringen. Ik durf te stellen dat het de overlevingskansen van je organisatie vergroot. En dat maakt je tot een interessante werkgever voor jonge collega’s.”
Waar staan we over vijf jaar?
Nienke: “De medewerkers zijn dan leidend en digitale processen ondersteunen hen bij alle activiteiten. Digitalisering versterkt hun mogelijkheden, waarborgt de continuïteit en vooruitgang van het bedrijf. Sterke mensen maken nu eenmaal sterke organisaties.”
Wat is het punt aan de horizon?
Geert-Jan: “Met deze tool zetten we digitalisering als vast agendapunt op de kaart, binnen alle bedrijven en organisaties in Nederland. Zo stimuleren we jonge medewerkers zich aan te sluiten bij de medezeggenschap. Ook binnen ons politiekorps. Neem de collega die ooit ‘old school’ zei: “Ik wil boeven vangen, ga jij maar vergaderen.” Hij heeft nu wél interesse in een plek in de OR omdat de stukken inmiddels digitaal worden aangeleverd, geen 25 pagina’s meer omvatten én elkaar sneller bereiken. Wie weet, video-chatten we straks in een digitale sub-wereld, als avatarpoppetjes in een sub-room.”
Meer lezen? SERmagazine verschijnt ook 5 keer per jaar als papieren tijdschrift.
Hoe digitaal fit is jouw organisatie? - Een tool met 7 vragen
Om inzicht te krijgen in het niveau van digitalisering binnen een organisatie is nu de nieuwe tool ‘Hoe digitaal fit is jouw organisatie?’ beschikbaar. Zeven vragen - onder meer gericht op personeelsgebied, bedrijfsvoering en strategie - bieden nieuwe inzichten. Doel is dat ondernemingsraad, personeelsvertegenwoordiging en bestuurder de vragen gezamenlijk beantwoorden. Dat leidt dan hopelijk tot bewustwording die organisatie-breed wordt gedragen. Als opmaat tot een nieuwe digitaliseringsstrategie.
